Những cửa hàng café và trà sữa thường quản lý kho như thế nào?

0
661

Khác với bán lẻ, theo dõi kho của các cửa hàng café không phải đơn giản chỉ nhập được bao nhiêu, bán được bao nhiêu và còn tồn kho bao nhiêu. Tuy vậy, trong thực tế bạn bán ly café nhưng nguyên liệu lại là bột cafe, hoặc cà phê nguyên vật liệu dạng nước. Do đó, việc quản lý kho của tiệm cafe thực ra là quản lý tồn kho nguyên vật liệu, chứ chẳng phải là quản lý tồn đọng hàng hoá.

Mục tiêu chính của việc quản lý kho nguyên vật liệu này là theo dõi số lượng tồn đọng hiện tại, để có quyết định nhập hàng chính xác, tránh tình hình hết rồi mới biết để bổ sung, và theo dõi số lượng thực tế có chính xác với số liệu trên phần mềm hay không để xác định nguyên do và thay đổi về con số thực tế. Vậy để kiểm soát được kho nguyên liệu của quán hiệu quả bạn cần làm gì?

Nhập số liệu vào phần mềm chính xác và đúng quy trình

Nếu muốn quản lý chặt chẽ và chuẩn xác tình hình nhập xuất nguyên vật liệu, bạn nên dùng phần mềm. Việc khai báo nguyên liệu của các thức uống lên phần mềm sẽ chiếm rất nhiều thời gian của chủ cửa hàng, bao gồm việc nhập nguyên liệu, danh sách nguyên vật liệu, sau đó thiết lập lượng nguyên liệu sử dụng cho từng mặt hàng. Với danh sách khoảng 100 sản phẩm thì sẽ tốn ít nhất khoảng một buổi chiều là có thể bán hàng.

Bạn nên nhập nguyên vật liệu hàng ngày lên phần mềm quản lý bán hàng với công thức có sẵn: tồn = tồn đọng đầu kì + Nhập – Xuất

Kiểm kho nhiều lần để hạn chế tối đa sai sót

Quản lý kho là việc ko phải giản đơn, sẽ có rất nhiều vấn đề xoay quanh việc nhập kho và xuất kho mà chủ cửa hàng không theo dõi được, chẳng hạn nhân viên quên không nhập phiếu nhập hàng vào máy bán hàng, nhân viên nhập kho sai số liệu, nhân viên bán hàng không cập nhật thông tin vào phần mềm, bán sai sản phẩm, công thức sai lệch nhiều… Điều này khiến số liệu trên phần mềm sai lệch so với thực tế và chỉ có kiểm kho bạn mới biết điều này.

Nhưng với một số phần mềm có chức năng quản lý kho và thiết lập quyền truy cập cho từng nhân viên thì chủ cửa hàng chỉ cần thiết lập mọi thứ một lần sau đó nhân viên không thể tự ý chỉnh sửa gì thêm.

Bao lâu kiểm kho một lần và theo dõi kho nên diễn ra vào lúc nào?

Kiểm kho là chủ quản lý cân đo đong đếm nguyên liệu. Trong trường hợp kiểm kho bằng phần mềm quản lý bán hàng, bạn không cần thực hiện thao tác kiểm tra thủ công, mà vẫn giữ được độ chính xác. Các cửa hàng cần kiểm kho vào mỗi cuối ngày làm việc.

Do đặc thù của mô hình quán cafe là công thức pha chế sẽ không hoàn toàn đúng với thực tế, vì thế thời gian kiểm kho cách nhau càng lâu, lượng sai lệch kho càng lớn, số tồn kho càng không chính xác. Có một thuận lợi là thông thường, nguyên liệu dùng sẽ hết dần, vì thế việc kiểm kho sẽ nhanh hơn. Bạn cần kiểm kho hàng ngày với khoảng 10 nguyên vật liệu hay sử dụng nhất, 3 ngày với những nguyên liệu khác và nên có kiểm kho đột xuất với những nguyên liệu ít kiểm kho.

Nhìn chung, việc quản lý kho cần có một quy trình làm việc khoa học và kỉ luật từ việc bán hàng, đến nhập hàng phải chuẩn xác và đầy đủ, đến việc kiểm kho định kỳ. Khi quy trình được vận hành một cách đều đặn, bạn sẽ thấy việc quản lý kho cũng rất nhanh và đơn giản chứ không đau đầu như bạn nghĩ.

Những cửa hàng café và trà sữa thường quản lý kho như thế nào?
5 (100%) 1 vote